Пътеводител по миграция в клауда (Част 1) - Фокусирайте се върху стойността

Според предвиждане на Oracle до 2025-та година 80% от всички корпоративни услуги ще бъдат изнесени в облака. Уменията и ресурсите за работа с изнесена инфраструктура стават все по-търсени и все по-важни за всяка съвременна организация. Отговорността за промяната в работата обикновено пада върху ИТ мениджъра и неговия отдел. Най-често те са хората, които се приема, че трябва да следят какви са тенденциите в технологично отношение. Така се налага те да поемат изцяло инициативата за трансформация. В такива случаи изникват редица въпроси и пречки. Както всяка промяна и тази може да срещне неочаквана съпротива, въпреки че формално има широка подкрепа.

Как да бъде защитена основателността на промяната пред различните заинтересовани страни? Какви са подходите за преценка и обосноваване на облачния модел на работа? Защо един, а не друг модел на работа? Как да бъде организиран процесът по миграция? Това са въпроси, на които ще се опитаме да отговорим в тази и следващите части на приложения текст. Ще разгледаме какви са основните стъпки в процеса по миграция в облака през призмата на четири от залегналите в рамката на ITILv4 водещи принципи. ITIL е библиотека от детайлно разписани практики за управление на ИТ процеси и организацията им спрямо бизнес нуждите на организацията. Удобството на водещите принципи на ITIL се състои в това, че те са приложими при всички обстоятелства без значение от крайните цели, стратегии или типа на работа. Седемте водещи принципа на ITILv4 са:

  • Фокусирайте се върху стойността
  • Започнете с това, което вече имате
  • Напредвайте постепенно и с обратна връзка
  • Подходете открито и прозрачно
  • Мислете и работете холистично
  • Простота и практичност
  • Оптимизация и автоматизация
  1. Фокусирайте се върху стойността

Дали действително изнасянето на услуги в облака ще бъде полезно за Вас? Да, това е помогнало на редица бизнеси да модернизират начина си на работа, да увеличат приходите си или да намалят разходите си, но не е задължително и Вашият случай да е такъв. Възможно е все още да няма подходящо облачно решение за Вашия бизнес модел или особеностите на Вашата организация да са крайно специфични. Откъде да започнете, за да прецените какъв е конкретния случай?

Планирайте резултата. 

Преценете доколко изнасянето на услуги в облака би било полезно за организацията и каква добавена стойност би донесло. Този въпрос трябва да се погледне на първо място от финансова гледна точка – приходи, разходи, краен резултат от цялата операция. Разбира се не всичко може да се отчете в началото, но наличието на дори повърхностен финансов анализ ще допринесе за трезвата преценка на необходимостта от промяна. Например наличието на облачно решение ще позволи търговските представители да достъпват актуалния фирмен каталог от всяка локация и ще им даде възможност да увеличат продажбите си. Това определено ще се отрази положително на приходите. Преместването на офисните сървъри в клауда ще намали разходите за електричество, за Интернет услуга, за нов хардуер. Преценете какво е очакваното увеличение на приходите и намаляване на разходите, за да можете да го сравните с разхода за облачна услуга.

Капиталови разходи срещу оперативни разходи. 

Капиталът са парите и активите, с които организацията Ви разполага, за да извършва своята дейност. Капиталовите разходи от своя страна генерират ползи в дългосрочен период. Закупуването на сървър например е капиталов разход. Оперативните разходи от друга страна са тясно обвързани с текущата дейност на организацията. Заплащането на месечна такса за ползване на нает сървър е оперативен тип разход. Възможността да преобразуват капиталовия разход в оперативен често е полезно за финансите на организациите. Капиталовите активи имат свои нива на амортизация, които не винаги могат да бъдат реалистично предвидени. Например ако новият сървър, който сте закупили с цел да обслужва нуждите на фирмата, е морално остарял след три вместо след пет години и ERP-то, което трябва да се закупи, не може да работи с него. Подобна ситуация ще изисква нов капиталов разход със същия риск или временно забавяне на развитието на компанията.

Гъвкавост и надеждност. 

Възможността да скалирате ресурсите според текущите нужди често е цитирана като основно предимство на клауда. Преценете доколко Вашият бизнес има нужда от този компонент, какви са очакванията Ви в това отношение и какви са възможностите, които се предлагат на пазара. На теория можете да изнесете цялата си инфраструктура на един сървър в клауда и служителите Ви да го достъпват през RDP от личните си компютри, но доколко подобно решение е практически оправдано зависи от конкретния случай. Подобно е положението и с надеждността на облачните решения – при тях можете да закупите съответното ниво на сигурност, бекъпи или disaster recovery за периода, за който са Ви необходими. С отпадането на нуждата от определени сертификати, нива на сигурност или качество на услугата, можете да се насочите и към по-евтин доставчик, ако се налага.

Заинтересовани страни, резултат и метрики. 

Анализирайте кой във Вашата организация е най-заинтересован от промяната. Кой ще получи най-много ползи от нея? От отговора на този въпрос зависи кой ще подкрепи най-силно промяната. Например клиентите на магазин за спортни стоки биха били най-заинтересовани ако могат да пазаруват и онлайн. Маркетинг отделът на хотел в Банско би бил заинтересован от по-високи характеристики на мейл-сървъра преди началото и по време на активния сезон. VoIP администраторът на кол-център би бил заинтересован ако може да замени остарялата хардуерна централа с нов скалируем софтуер в клауда. На тази база можете да изведете какви резултати се очаква да бъдат постигнати за заинтересованите страни след успешното завършване на проекта – увеличени обороти, успешни маркетингови кампании или по-висока задоволеност на клиентите. Важно е резултатите да бъдат измерими, за да можем да сме сигурни, че са обективни. 

В случая с кол-центъра подходящи метрики биха били ASR(среден брой успешни обаждания) и ACD(средна продължителност на разговора). Увеличаването на тези показатели е обективен сигнал за подобряване на качеството на разговорите. Този обективен сигнал може да бъде допълнен от мнения на служителите и клиентите, за получаване на по-пълна картина на промяната.

Както по време на началния етап, така и в процеса на миграция е необходимо да не губите от фокус целта на промяната, която сте започнали. Затова е полезно тя да бъде формулирана в самото начало като се вземат предвид заинтересованите страни, финансовите аспекти и добавената стойност за организацията.

Следва Пътеводител по миграция в клауда (Част 2) – Започнете с това, което вече имате

Павел Недялков

Павел Недялков

Павел е Мениджър Бизнес Развитие в Делта.БГ. Има 15 годишен опит в телекомуникациите и е работил в редица международни технологични компании. Когато не подготвя оферти, пише статии, чете за нови технологии или кръстосва планинските пътеки.